BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar
Belakang
Setiap kantor pasti memerlukan suatu
unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan
administrasi, kegiatan administrasi pada suatu kantor pada dasarnya juga
mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau produk dari suatu kantor
adalah surat, formulir dan laporan. Pengelolaan surat, formulir dan laporan
yang dihasilkan dan diterima oleh suatu kantor pada akhirnya akan berhubungan
dengan kearsipan.
Menurut kamus administrasi,
kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan
dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi
dokumen-dokumen itu dapat ditemukan secara cepat (Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono, 2005:2).
Suatu kantor juga selalu membutuhkan
bantuan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan
manajemennya untuk dapat mencapai tujuan-tujuan dengan baik.
Apabila arsip yang dimiliki oleh
sebuah kantor kurang baik pengelolaannya,dapat mengakibatkan sulitnya menemukan
informasi yang telah disimpan dan akhirnya dapat menghambat tahapan proses
pekerjaan selanjutnya. Mengingat peran arsip sangat penting, maka sebaiknya
arsip dikelola menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Berdasarkan uraian diatas,Maka kami
mengambil judul yaitu sebagai berikut: “PERBEDAAN ARSIP KONVENSIONAL (MANUAL)
& DIGITAL (ELETRONIS)”
B. Rumusan
Masalah
1.
Bagaimana
pelaksanaan pengelolaan arsip manual dan digital yang meliputi system
penyimpanan, peminjaman, penemuan kembali, pemeliharaan dan pengamanan serta
pemindahan dan pemusnahan arsip.
2.
Bagaimana
kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pengelolaan arsip secara Manual
dan Digital.
C. Tujuan
Pembahasan
Berdasarkan Judul yang kami
ambil,maka tujuam yang ingin dicapai adalah sebagai berikut:
1.
Untuk
mengetahui pelaksanaan pengolahan arsip secara Konvensional(Manual) &
Digital(Eletronis).
2.
Untuk
mengetahui kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pegolahan arsip baik secara
Konvensional (Manual) & Digital(Eletronis).
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Arsip
Arsip adalah sekumpulan warkat yang
memiliki guna tertentu yang disimpan secara sistematis dan setiap saat
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat (Sutarto, 1981:168).
B. Sistem
Penyimpanan Arsip
Arsip merupakan alat
pengingat-ingat, baik bagi organisasi maupun bagi pimpinan. Untuk mempermudah
dalam penyimpanan dan proses penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan,
maka perlu dilakukan penentuan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip.
C. Arsip Konvesional (Manual)
Arsip Konvensional adalah arsip yang
informasinya terekam dalam media kertas berupa tulisan tangan atau ketikan;
Arsip Media Baru adalah arsip yang informasinya direkam dalam media magnetik.
Kekurangan dan kelebihan Arsip
Konvensional dan Arsip Media Baru,
Kekurangan Arsip Konvensional,
diantaranya :
ü Jumlah arsip selalu bertambah,
ü Investasi media penyimpana
ü Tempat penyimpanan yang terbatas, butuh ruang penyimpanan yang luas.
ü Pencarian kembali dokumen yang rumit, Inefisiensi kerja.
ü Kertas mudah
rusak.
ü Pendistribusian dokumen antar pegawai yang kurang cepat dan efektif.
Kelebihan
Arsip Konvensional, diantaranya :
ü Tidak
tergantung pada hubungan listrik.
ü SDM tidak
harus mampu mengoperasikan komputer.
ü Aman
terhadap virus komputer
D. Arsip Digital
(Elektronik)
Menurut asalnya arsip
berasal dari bahasa yunani “archivum ” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Sementara itu tempat
penyimpanan dokumen masa pemerintahan berada di Balai
Kota (archeon). Dengan demikian, arsip yang mengadopsi
istilah “archief ”dari bahasa Belanda yang ada kemiripan dengan bahasa
Yunani “achivum ”.yang mempunyai wayuh arti. Arsip disatu sisi berarti
warkat yang disimpan yang wujudnya dapat selembar surat, kuitansi, data
statistik, film, kaset, CD, dan sebagainya.
Arsip
Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah
mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran
elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer
yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.
Hasil alih media arsip disimpan
dalam bentuk file-file yang secara fisik direkam dalam media elektronik seperti
Harddisk, CD, DVD dan lain-lain. Penyimpanan file-file ini dilengkapi
dengan Database yang akan membentuk suatu sistem arsip elektronik yang meliputi
fasilitas pengaturan, pengelompokan dan penamaan file-file hasil alih media.
Sistem arsip elektronik merupakan
otomasi dari sistem arsip manual. Maka sistem arsip elektronik sangat
tergantung dengan sistem arsip manual, dengan kata lain sistem arsip elektronik
tidak akan terbentuk tanpa ada sistem arsip manual.
Manfaat Arsip Elektronik:
ü Cepat
ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan
meja kerja.
ü Pengindeksan
yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya.
ü Pencarian
secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama
dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen.
ü Kecil
kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
monitor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya
bedasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada
prosedur unutk membackup ke dalam media lain, misalnya CD atau external hard
disk.
ü Mengarsip
secara digital, sehingga risiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia
dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya tau bahkan hilang
sekalipun akan aman karena disimpan secara digital.
ü Berbagai
arsip secara mudah, kerena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien akan
mudah dilakukan memalui LAN bahkan internet.
ü Meningkatkan
keamanan, karena mekanise kontrol secara jelas dicantumkanpada buku pedoman
pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otorisasi
relatif sulit untuk mengaksesnya.
ü Mudah dalam
melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dalammedia penyimapanan yang
compatible. Bandingkan dengan men-recoverydokumen kertas yang sebagian terbakar
atau terkena musibah banjir ataupunpencurian, pemback-upan akan sulit dilakukan
lagi.
E.
Macam-macam Arsip
1.
Arsip dinamis adalah
arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
2.
Arsip vital adalah
arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
3.
Arsip aktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
4.
Arsip inaktif adalah
arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5.
Arsip statis adalah
arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
6.
Arsip terjaga adalah
arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan
negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya.
7.
Arsip umum adalah
arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
F.
Tujuan Kearsipan
1.
Supaya arsip
terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2.
Jika
diperlukan dapat ditemukan dengan cepa dan tepat.
3.
Menghilangkan
pemborosan waktu dan tenaga.
4.
Penghematan
tempat penyimpanan.
5.
Menjaga
rahasia arsip.
6.
Menjaga
kelestarian arsip.
7.
Menyelamatkan
pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan
kemasyarakatan.
G.
Asas Kearsipan
Asas
kearsipan ada 3 macam, yaitu:
1.
Asas
Sentralisasi
Asas Sentralisasi adalah
penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan dengan cara di pusatkan ke satu unit
yang khusus menangani tentang arsip.
Keuntungan asas Sentralisasi:
ü Pengawasan
akan lebih efektif dan efisien.
ü Penghematan
dalam biaya, alat maupun sarana lainnya.
Kelemahan asas Sentralisasi:
ü Jika dalam
waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan terpenuhi dalam
waktu cepat.
ü Prosedur di
pusat belum tentu sama dengan yang ada di masing-masing unit.
2.
Asas
Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah cara
penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing
unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi:
ü Tiap unit
yang ada dalam organisasi bebas
menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan.
ü Pengawasan
arsip tiap-tiap unit lebih mudah.
Kelamahan asas Desentralisasi:
ü Pimpinan
unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
ü Tidak dapat
menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip
3.
Asas
Gabungan
Asas Gabungan adalah penyelenggaraan
kearsipan dengan memadukan kebaikan asas sentralisasi dengan kebaikan asas
desentralisasi.
H.
Fungsi kearsipan
Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip
dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:
1.
Sebagai alat
penyimpanan warkat.
2.
Sebagai alat
bantuan perpustakaan.
3.
Penyimpanan
warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan
yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
4.
Kearsipan
berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan
perusahaan.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Berdasarkan Penelitian yang telah
kami lakukan dibeberapa tempat mengenai SISTEM PENYIMPANAN ARSIP KONVENSIONAL
& DIGITAL,Maka kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:
Sistem penyimpanan dilakukan dengan
dua cara,
1.
Penyimpanan
secara Konvensional(Manual).
2.
Penyimpanan
secara Digital(Eletronik)
Tujuan Kearsipan , Supaya arsip
terpelihara dengan baik, teratur dan aman, Jika diperlukan dapat ditemukan dengan
cepa dan tepat, Menghilangkan pemborosan waktu dan tenaga, Dan sebagainya.
B. Saran
1.
Perlu adanya
penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan penyimpanan arsip baik
secara konvensional & Digital dapat berjalan lebih baik.
2.
Untuk
memperlancar sistem penyimpanan arsip Konvensional dan Digital perlu adanya
penambahan jumlah pegawai.
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar,
Hadi. 1990. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali. PT. Cahaya Aksara Agung: Jakarta
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. PT.
Gramedia Pustaka Utama: Jakarta
Barthos, Basir. 2003. Manajemen Kearsipan. Bumi
Aksara: Jakarta
Martono, Budi. 1993. Penataan Berkas Dalam Manajemen
Kearsipan. PT. Dharma Karsa Utama: Jakarta
Marzuki, 2002. Metodologi Riset. Liberty: Yogyakarta
Notoatmodjo, Soekidjo. 2003. Pengembangan Sumber Daya
Manusia. PT. Rineka Cipta: Jakarta
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan
Teknologi Modern. Mandar Maju: Bandung
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen
Kearsipan Eletronis. Gava Media: Yogyakarta
Supranto, Johannes. 2002. Metode Riset. Rineka Cipta:
Jakarta
Sutarto. 1981. Sekretaris dan Tata Warkat. Gadjah Mada
University Press: Yogyakarta
Syamsi, Ibnu. 1994. Sistem dan Prosedur Kerja. Bumi
Aksara: Jakarta
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan. ANRI: Jakarta
0 comments:
Post a Comment